Pemrosesan transaksi mencakup beragam aktivitas organisasi harus diperhatikan untuk mendukung aktivitas operasi sehari-hari. Perluasan dan perbedaan arus transaksi dalam organisasi telah di ilustrasikan dalam konteks perusahaan manufaktur. Meskipun setiap organisasi itu unik, tetapi kebanyakan organisasi memiliki system aplikasi yang mirip.
Termiologi yang berkaitan dengan elemen dasar prosedur pemrosesan mencakup semua komponen dasar system yang berpasangan, jurnal, buku besar, dan kode akun. Sistem kode sangat mendasar untuk keseluruhan system kecuali untuk system pemrosesan data yang paling sederhana.
Kode memiliki dua tujuan, yaitu:
Menyediakan identifikasi ringkas
Memberi arti bagi data dalam pemrosesan selanjutnya
Makin rinci data, makin panjang kode. Makin akuratnya penjelasan, makin rinci kode, dan sebaliknya. Akan tetapi, karena semakin panjang kode makin memberikan deskripsi data yang makin akurat, untuk itu membutuhkan lebih banyak biaya dan makin tergantung pada transkripsi atau kesalahan penggunaan.
Universal Floor Covering adalah pembuat dan distributor pelapis lantai vinyl dan karpet. Kantor pusatnya ada di Charlotte, California Utara. Pabrik karpet berlokasi di Dalton, Georgia, dan Greenville, California selatan dan pabrik penutup lantai di Hingh Point, California Utara. Jumlah penjualan tahun lalu hanya mencapai $250 juta
Perusahaan memproduksi lebih dari 200 jenis karpet. Karpet diklasifikasikan untuk tujuan komersial atau perumahan dan terjual dengan lima merk yang masing-masing mempunyai lima lini. Lini mengindikasikan tingkat kualitas produk, tingkat diukur dengan bentuk dan jumlah tumpukan setiap meter persegi. Setiap lini produk karpet mempunyai lebih dari 15 jenis warna.
Penutup lantai vinyl hanya diproduksi kurang dari 200 macam. Penutup lantai juga diklasifikasikan untuk penggunaan komersial dan rumah tangga. Ada empat merk terpisah, masing-masing mempunyai delapan pola yang berbeda, dan setiap pola mempunyai delapan jenis warna.
Sepuluh jenis lapisan diproduksi oleh perusahaan ini. Lapisan biasanya dibedakan atas dasar kegunaan (komersial atau peusahaan) selain ketebalan dan komposisi bahannya.
Universal melayani 2000 pelanggan besar tetap. Showroom pengecer merupakan pelanggan utama. Banyak perusahaan besar yang menjadi pembeli langsung produk universal. Perusahaan konstruksi besar mempunyai kontrak dengan universal untuk membeli karpet dan penutup lantai dengan pengurangan harga, untuk digunakan pada gedung komersial dan rumah yang akan dibangun. Selain itu, Universal memproduksi karpet perumahan untuk jaringan eceran nasional secara luas. Penjualan kepada pelanggan ini berkisar antara $10.000 stampai $1 juta per tahun.
Terdapat took-toko pengecer milik perusahaan di setiap produk. Toko-toko tersebut melayani barang-barang yang laku, bekas dan tidak diproduksi lagi. Ini adalah salah satu fungsi penjualan yang dimiliki Universal.
Perusahaan membagi pasar penjualan menjadi tujuh territorial, dengan konsentrasi utama di East Coast. Segmen pasarnya adalah New England, New York, Mid-Atlantic, Carolina Selatan, Tengah, dan Barat. Setiap teritorial penjualan dibagi menjadi lima sampai sepuluh distrik, dengan masing-masing memiliki tenaga penjual sendiri.
Sistem yang ada sekarang sudah mencukupi untuk memonitor penjualan per produk, Tetapi ada keterbatasan system, karena kadang kala ada informasi khusus yang tidak dapat disediakan. Analisis rinci atas operasi diperlukan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian dan akan bermanfaat bagi pengambilan keputusan. Maka diperlukan kode analisis penjualan yang harus dapat membantu Universal dalam menyiapkan analisis penjualan yang menggambarkan karakteristik bisnis perusahaan
Sistem pengkodean terdiri dari himpunan karakter, yaitu himpunan symbol-simbol yang dapat diterima dan telah dinyatakan, digunakan untuk mengidentifikasikan objek tertentu. Kode-kode itu banyak digunakan dalam pemrosesan data otomatis. Kode alfanumerik menggunakan angka, huruf alphabet dan symbol-simbol khusus. Terdapat pula mesin khusus pembaca kode seperti kode batang.
Bangunan dasar blok dalam system pengkodean adalah karakter individual. Aturan-aturan menjelaskan makna dan posisi tertentu dari karakter.
Sistem kode berdasarkan berbagai konsep pembuatan kode. Secara ringkas didefinisikan sbb:
Kode Sekuensial
Pemberian nomor atau huruf dalam pola berurutan, misalnya 1, 2, 4…. Setiap titik berikutnya diberikan sekuensial yang lebih besar dari sebelumnya. Contohnya adalah cek, tahu kalender, order pembelian
Kode Blok
Mengelompokan nomor khusus untuk tujuan tertentu. Nomor rumah contohnya, 100-109, berkaitan dengan blok ke 100. Sistem ini umumnya menggunakan blok nomor untuk spesifikasi akun.
Kode Kelompok
Mencakup dua atau lebih sub kelompok atau digit atau kombinasi huruf dalam berkas untuk menunjang klasifikasi tertentu. Setiap sub kelompok menspesifikasikan klasifikasi data dalam urutan. Urutan itu umumnya dari kiri ke kanan dengan posisi/ blok semakin kekanan semakin spesifik. Kode pos adalah contoh kode dimana digit menunjukan lokasi geografis atau bahkan lebih dari itu.
PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN DALAM MERANCANG KODE
Beberapa pengamatan dapat dilakukan terhadap penggunaan kode. Jelasnya kode harus mengklasifikasikan klasifikasi yang diinginkan. Kode juga harus fleksibel. Dalam konteks ini penting untuk menyadari bahwa system itu tidaklah statis. Kode decimal itu fleksibel tetapi keterbatasan standarisasi yang menghasilkan kode tersebut juga merumitkan pemrosesan mesin. Kode blok biasanya dikelola dengan cara sebagai berikut:
Posisi karakter mempunyai arti penting
Kode memiliki angka karakter yang ditentukan lebih dahulu
Seluruh kode mempunyai panjang yang sama
Menurut saya, Sistem pengkodean pada Universal Floor Covering masih sangat lemah dan membutuhkan pembaharuan agar tercipta suatu kondisi yang nantinya akan menguntungkan bagi Universal. System kode tersebut belum memenuhi standar pengkodean yang ada dan belum dapat memenuhi kebutuhan yang ada di Universal. Sistem kode akun harus memenuhi kebutuhan. Kebutuhan ini akan menunjukan hakikat dan bentuk kode yang digunakan.
Saya rasa, penanganan masalah ini oleh Universal Floor Covering itu sendiri belum dilaksanakan secara serius. Hal ini dibuktikan belum adanya system pengkodean yang solid, padahal penjualan pada Universal Floor Covering cukup complicated dengan melibatkan beberapa pembeli dalam skala besar.
Banyak sekali kekurangan-kekurangan yang harus diperbaiki dalam system yang dijalankan oleh pihak manajemen terutama system pengkodean dan beberapa hal lainnya seperti pengawasan terhadap agen-agen penjualan, pemasok dan proses penjualan karena Universal Floor Covering mempunyai prospek untuk maju sangat besar karena banyak perusahaan yang berminat untuk melakukan kerja sama yaitu dengan proses pembelian
Kesimpulan yang dapat saya ambil dari kasus diatas adalah sungguh disayangkan perusahaan yang mempunyai prospek kedepan yang bagus seperti Universal Floor Covering tidak mempunyai system pengkodean yang baik. Padahal untuk menjadikan suatu system manajemen yang baik dalam suatu perusahaan haruslah dimulai/ dibentuk dari yang paling dasar yakni system pengkodean pada akun-akun dari tiap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan sehingga apabila pondasi dari system ini telah kuat, maka system pengendalian manajemen perusahaanpun akan baik pula.
SARAN/ REKOMENDASI
Universal Floor Covering harus memperhatikan beberapa factor dalam pembuatan system pengkodean, seperti:
Pertimbangan organisasi
Faktor organisasional perusahaan harus dipertimbangkankan, yaitu bentuk dan kompleksitas struktur bisnis, jumlah divisi, pabrik, departemen, jumlah lini produk dan sebagainya
Kebutuhan bentuk infomasi
Pemakaian system harus dapat mengakses informasi untuk pemanggilan data. Komposisi nomor akun harus mudah diidentifikasikan dan digunakan.
Pertumbuhan
Kode harus memungkinkan pertumbuhan jumlah pos tertentu yang akan masuk dalam system. Sistem kode yang terlalu ketat hanya dapat menspesifikasikan tidak lebih dari sepuluh pos atau kelas. Jika alfanumerik, tidak lebih dari tiga puluh enam. Jika pos atau kelas yang akan diidentifikasi dapat diperluas maka akan memungkinkan pertimbangan pertumbuhan
Efektivitas biaya
Makin panjang kode yang tersedia, makin besar biaya untuk memelihara dan memproses data yang berhubungan. Jika system kode yang akan digunakan adalah pengolahan data mekanis atau elektronis, kode numeric akan lebih efisien. Dalam semua system, kode yang lebih pendek adalah yang paling baik.
KODE-KODE DAPAT DIRANCANG SEBAGAI BERIKUT:
Bentuk penggunaan, 1 digit, karena hanya dua bentuk penggunaan, yakni komersial dan perumahan
Produk, 1 digit, karena hanya tiga lini produk, yakni karpet penutup lantai vinyl, lapisan
Merk, 1 digit, karena satu digit sudah mencukupi, karena sub kode adalah karpet dan vinyl
Lini/ pola, 1 digit, karena sub kelompok hanya karpt dan max 5 lini per merk
warna, 1 atau 2 digit karena, maksimal ada 15 jenis warna untuk karpet. Berarti dibutuhkan 2 digit numeric atau 1 alfabet atau alfanumerik
dll
hihhi tugas spm ku niccc
Langganan:
Posting Komentar (Atom)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar